Support (voor de beheerder)
In de handleiding
staat beschreven hoe Emailworks voor scholen werkt. Bijgaand een FAQ
(Frequently Asked Questions) voor een aantal veelgestelde vragen.
Kijk ook naar support ouder.
Wat moet ik doen alvorens ik ga beginnen met
Emailworks voor scholen?
Hoe kan ik mensen uit een groep verwijderen?
Wat is precies een besloten groep?
Kan ik achteraf een groep besloten maken?
Gebruikers kunnen niet inloggen -
Hoe komt het dat zoveel gebruikers niet geactiveerd zijn?
-
Is het mogelijk voor een gebruiker zijn/haar loginnaam achteraf te
wijzigen?
-
Leerkrachten staan onder ouders. Hoe
verander ik dit?
Wat is het verschil
tussen afdelingen en groepen?
Wat te doen aan het eind van het schooljaar?
Hoe
krijg ik mijn nieuwsbrief kleiner in pdf formaat? -
Ik kan geen tekst
invoeren in mijn mail
-
Gebruiker
heeft geen activeringsmail ontvangen
Wat moet ik doen alvorens ik ga beginnen met
Emailworks voor scholen?
Kijk bij onze handleiding van
hoe te beginnen.
^
Hoe kan ik mensen uit een groep verwijderen?
U kunt in het
overzichtslijstje (> Overzichten > Ouders) kijken welke ouder zich ten
onrechte heeft opgegeven. Vervolgens onthoudt u deze naam en u gaat
naar > Basisgegevens > Ouders. U klikt op de desbetreffende ouder.
Vervolgens deselecteert u de bewuste groep en drukt u op opslaan.
^
Wat is precies een besloten groep?
Een besloten groep is een groep die onderling
vertrouwelijke mail verstuurt en hierbij niet wil dat ouders zich "
ten onrechte" opgeven voor deze groep. Een voorbeeld is de MR of
Ouderraad. Een besloten groep is een groep die volledig beheerd wordt
door de beheerder. De beheerder voegt gebruikers toe aan
of verwijdert gebruikers van
een besloten
groep. Ouders die zich
voor de eerste keer opgeven bij Emailworks voor scholen, kunnen deze
groepen niet zien.
^
Kan ik achteraf een groep besloten maken?
Als ouders zich reeds hebben opgegeven voor deze
groep, is het het makkelijkste als u de groep verwijderd en opnieuw
aanmaakt. Eerst maakt u een print-screen (ALT-Print-screen en "copy paste"
in bijvoorbeeld Word) van de deelnemers van deze groep. Hierdoor
weet u wie er in zit. Vervolgens verwijdert u deze groep en maakt u
een nieuwe groep aan. Vink deze keer "besloten" aan. Vervolgens kunt u
als beheerder gebruikers aan deze besloten groep toevoegen.
^
Gebruikers kunnen niet inloggen
Voor het juist inloggen zijn
een aantal dingen
noodzakelijk:
De
Emailworks voor scholen site mag niet in uw eigen site (in een
frame) opstarten.
Als de emailworks site in een frame opstart, gaat de afhandeling van
cookies niet goed
Het inloggen is hoofdlettergevoelig (staat CAPS-LOCK aan?)
Voor het inloggen moet de gebruikte u browser cookies ondersteunen.
Hier kunt u een test
uitvoeren of dit zo is.
heeft de gebruiker zijn eigen loginnaam en wachtwoord ingevuld, en
niet het algemene loginacount gebruikt bij het invullen van zijn/haar
persoonlijke gegevens?
heeft de gebruiker een bevestigingsmail ontvangen? En heeft de
gebruiker op de bevestigingslink geklikt (terwijl hij/zij online
was)? Indien de gebruiker niet is geactiveerd kunt u dit als
beheerder alsnog doen.
^
Hoe
komt het dat zoveel gebruikers niet geactiveerd zijn?
Er is een reden waarom mensen zich vaak niet
activeren. Als mensen een inbelverbinding hebben, hebben mensen hun
Outlook vaak zodanig ingesteld dat als hun mail binnen de connectie
wordt verbroken. Als ze (de volgende dag) hun activatiemail met
activatielink ontvangen, zijn ze dus niet meer verbonden met Internet.
Het drukken op de link zorgt er wel voor dat mogelijk hun browser
opgestart wordt, echter de gebruiker wil dit niet (denkt wat gebeurt
er nu) en sluit de browser af. Met als gevolg dat hun registratie niet
geactiveerd wordt. Je bent nl. pas echt geregistreerd als je
daadwerkelijk op de bevestigingspagina terecht komt. U als beheerder
bent in staat de gebruiker alsnog te activeren.
^
Is het mogelijk voor een gebruiker zijn/haar loginnaam achteraf te
wijzigen?
Nee, dit is helaas niet mogelijk. Wel kunt u, als
beheerder, op verzoek van de gebruiker de gebruiker verwijderen uit
het systeem. Vervolgens kan de gebruiker zichzelf opnieuw aanmelden
^
Leerkrachten staan onder ouders. Hoe
verander ik dit?
Het is belangrijk dat u de leerkrachten laat
inloggen mbv het algemene leerkracht account. Leerkrachten hebben namelijk andere rechten. Het makkelijkste is om de leerkracht te verwijderen en
opnieuw te laten registreren (met behulp van het algemene leerkracht
account) in het systeem.
^
Wat is het verschil
tussen afdelingen en groepen?
Een afdeling bestaat uit meerdere groepen. Het is
belangrijk dat u altijd eerst groepen aanmaakt en toepast op uw specifieke
schoolsituatie. Later kunt u altijd afdelingen toevoegen (bijvoorbeeld
de afdeling bovenbouw bestaat uit de groepen 7 en 8).
^
Wat te doen aan het eind van het schooljaar?
Aan het eind van het schooljaar gaat elk kind (in
principe) naar een hogere groep. Het enige wat u in dit geval doet is
onder > Basisgegevens > Groepen de namen van de groepen aan te passen.
Groep 8 wordt groep 9, groep 7 wordt groep 8, etc. Vervolgens
verwijdert u de hoogste groep (groep 9).
Daarna kun u eventueel individuele gevallen handmatig aanpassen.
Daartoe gaat u naar > Basisgegevens > Ouders en klik op de gewenste
ouder en vink de juiste groep aan. Daarna het geheel opslaan.
^
Hoe
krijg ik mijn nieuwsbrief kleiner in pdf formaat?
U kunt met heel veel (opmaak)programma's uw
nieuwsbrief maken en opslaan in het zgn.
pdf formaat. Ook kunt u elk bestand converteren naar pdf formaat,
door het te printen met het gratis programma
pdf99. Indien u met foto's werkt, kan de bestandsgrootte
enorm toenemen en binnen Emailworks werken we met een limiet van 2 Mb.
U kunt foto’s op twee manieren verkleinen:
door met de muis de foto bij de hoek te pakken en te
“slepen” naar het juiste formaat. De foto blijft in dit geval groot
(qua bestandsgrootte)
door het converteren van een bestand naar een ander
formaat (resizen). Het gratis programmaatje
irfanview kan
dit (zie ook
handleiding). Ook het gratis
Windows tooltje werkt prima.
Als u
niets wilt installeren, kunt u ook gebruik maken van online image
resize tools:
^
Ik kan geen tekst
invoeren in mijn mail
De gebruikte editor is in principe compatibel met
IE 5.5+ (Windows), Firefox 1.0+, Mozilla 1.3+ and Netscape 7.1+. De editor is niet compatibel met Safari van Apple. Het
kan echter voorkomen dat het desondanks niet mogelijk is tekst in te
voeren. Gebruikt u in dit geval Internet Explorer 5.5+.
^
Gebruiker
heeft geen activeringsmail ontvangen
Dit kan 2 oorzaken hebben:
-
De
activeringsmail is in zijn/haar spamfilter terechtgekomen. Zie
oplossing "ik krijg
geen mail meer"
-
Het
ingevoerde emailadres is onjuist. Als beheerder kunt u dit
controleren onder > basisgegevens > ouders > kies de desbetreffende
ouder en controleer de juistheid van het emailadres (met name spatie
achter het emailadres)
^ |
